Словосочетание «корпоративное издание» вошло в деловой лексикон относительно недавно. А ведь это, наверное, самый удобный и эффективный инструмент для формирования корпоративной культуры, превращающий коллектив в единый социум, когда каждый сотрудник, говоря о своей компании, использует емкое слово «мы». И имидж в данном случае, это не искусственное сооружение, выстроенное с помощью рекламы и PR, а настоящий, устойчивый образ, практически не подверженный внешнему влиянию. Конечно, этот способ формирования имиджа не единственный, но если планы серьезные и долгосрочные, то корпоративная газета или журнал необходимы.
Зачем компании корпоративная пресса?
Какие преимущества получает компания, начиная издавать собственное СМИ?
Во-первых, корпоративная газета – это прекрасное средство коммуникации, как с сотрудниками, так и с людьми, имеющими к компании косвенное отношение: партнерами, потенциальными клиентами или даже конкурентами. Ведь издание может иметь как внутреннюю направленность, так и внешнюю. Во внутрикорпоративном СМИ публикуют материалы, предназначенные непосредственно для сотрудников. Это могут быть новости компании, приказы, интервью, ответы на вопросы, юмор, понятный всем сотрудникам и многое другое. В издании, имеющем более широкую аудиторию и нацеленном на коммуникацию с общественностью, размещают информацию, интересную для большого круга читателей. Это могут быть пресс-релизы, анонсы каких-либо событий, статьи об истории предприятия или конкретных продуктов, планы на будущее и т.д. Кроме того, такое издание может быть и отличным рекламным носителем, ведь распространяется оно среди людей заинтересованных.
Во-вторых, корпоративное СМИ способствует формированию единой культуры и деловых стандартов. Это особенно актуально, если филиалы находятся на большом удалении друг от друга. Невозможно собрать всех сотрудников на семинаре, невозможно объяснить каждому особенности ведения бизнеса и стратегии развития компании. И здесь корпоративная газета как нельзя лучше подходит для ответов на массу вопросов, начиная от рекомендаций по продаже и заканчивая стратегическими планами. Важно, чтобы каждый сотрудник, читая корпоративную газету или журнал, чувствовал себя членом единой команды, причастным к общему делу, поэтому от того, как написанные статьи и о чем они повествуют, зависит очень многое.
В-третьих, не нужно забывать, что СМИ, даже корпоративное, это еще и развлекательный ресурс. Отдых с газетой или журналом сегодня так же актуален, как и 20 лет назад, не смотря на доступность интернета и десятки телеканалов. А для человека, знакомого с компанией, а тем более работающего в ней, получить какую-либо дополнительную информацию и увидеть знакомые лица, цеха, офисы будет вдвойне интересно. А уж если в корпоративной газете будут опубликованы добрые шаржи на руководителей и сотрудников, анекдоты в тему, рассказы о курьезах, то такому изданию успех обеспечен. Кстати, неплохо будут смотреться и тематические кроссворды или сканворды.
Разрабатывая корпоративное издание нужно помнить, что это не только место для публикации отчетов и приказов, читать их будут немногие, а средство объединения людей вокруг компании.
Если корпоративная газета ориентирована на широкую аудиторию, то она может использоваться как полноценная рекламная площадка, причем как для собственной продукции и услуг, так и для привлеченных рекламодателей – партнеров по бизнесу, компаний работающих в смежных отраслях. Собственная реклама вообще может быть какой угодно, карты в руки. Да и вся концепция издания может быть выстроена так, что каждая заметка тем или иным способом будет продвигать вашу продукцию. Хотя это большой труд и умение, ведь назойливость здесь вдвойне неуместна.
Бюллетень, газета или журнал?
Выбор формата издания зависит от задач, которые оно направлено решить и возможностей компании, в первую очередь информационных.
Бюллетень имеет смысл издавать, если публикаций и новостей немного, они не регулярны, но требуют оперативного распространения. Издаются чаще небольшими фирмами. Их разработка, печать и распространение не требуют больших усилий и инвестиций.
Газеты подходят для регулярных и частых тиражей. Объем материалов обычно не очень большой, но затягивать с публикацией нельзя, так как они теряют актуальность. Это, пожалуй, самый распространенный вид корпоративной прессы.
Если же существует необходимость в публикации больших объемов информации, сопровождаемых иллюстрациями и фотографиями, то журнал подойдет лучше всего. Но, определяя периодичность выхода необходимо придерживаться принципа целесообразности. Тем не менее, журналы имеют наибольший вес при формировании имиджа компании.
Существует мнение, что корпоративные издания – это для крупного бизнеса. Отнюдь нет, даже небольшая фирма может иметь свой печатный орган, но его основная аудитория в этом случае находится за пределами коллектива – клиенты, партнеры, просто заинтересованные люди. Открытость привлекает и формирует доверие.
Процесс издания корпоративного СМИ
0 этап. Прежде, чем приступать к работе
В первую очередь необходимо определиться с тиражом издания. И это не тот вопрос, который можно отложить, так как по российскому законодательству любое СМИ, издаваемое тиражом 1000 и более экземпляров, подлежит обязательной регистрации в Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Процесс это не сложный и не дорогой, занимает около 1,5-2 месяцев. Можно обойтись и без регистрации, но тогда придется ограничиться 999 экземплярами.
Сам издательский процесс можно представить в виде нескольких этапов:
1 этап. Разработка концепции, дизайна и макета издания
Эта работа выполняется однократно. Разрабатывается концепция издания, продумывается дизайн каждой страницы и создается макет, на основе которого затем будет верстаться каждый номер. Желательно, чтобы соблюдался принцип «Одна полоса – Одна рубрика». Первую полосу обычно занимают анонсы публикаций номера и обращения руководства, последнюю – развлекательные рубрики. Остальные страницы можно заполнять по своему усмотрению.
При разработке дизайна необходимо учитывать специфику деятельности компании, формат издания, цветность и многое другое. Лучше использовать легкие цвета, не слишком отвлекающие от содержания. Фотографии и рисунки необходимо обрабатывать с учетом качества печати. Для черно-белой печати рисунки должны быть контрастными и это главное требование, для цветной – их соответствие возможностям типографии.
Особое внимание следует уделить оформлению текста. Это тот случай, когда все должно быть в меру. Не нужно использовать каких-либо вычурных шрифтов, чем легче текст для чтения, тем лучше. Не нужно писать огромных статей, пусть лучше они будут средними по объему, простыми и доступными для понимания.
2 этап. Сбор материалов и подготовка публикаций
Самый трудоемкий и длительный этап – подготовка статей. Даже небольшая по объему заметка может отнять немало времени и сил, ведь, прежде всего, нужны факты, а их может оказаться не так уж и много для целого номера. Тексты лучше доверить профессионалам, самописные материалы могут превратить издание в стенгазету.
3 этап. Верстка и подготовка корпоративной газеты к печати
Для подготовки корпоративной газеты или журнала к печати используется несколько программ. Одна, основная, используется непосредственно для верстки, т.е. сборки страниц, другие для создания и обработки графических объектов – элементов оформления, фотографий и иллюстраций. Самый удобный стандарт для газет – А3, для журналов – А4. Верстать можно в любой из специальных программ, но не все типографии работают с ними. Поэтому на печать лучше отправлять файлы в формате PDF с комплектом уникальных шрифтов, использованных при разработке, в дополнение.
4 этап. Печать корпоративной газеты
Вопросы печать обычно решаются сотрудниками типографии, редакция только предоставляет файл газеты в заранее оговоренном формате. Но и на этом этапе могут возникнуть проблемы, поэтому до вывода диапозитивов процесс лучше контролировать лично. Только когда спуски изготовлены и проверены на предмет соответствия шрифтов, отображения картинок и фотографий, можно расслабиться и ждать. Сроки печати также лучше оговорить заранее, чтобы не было сюрпризов в виде задержки тиража и т.п.
5 этап. Распространение корпоративного издания
Доставка тиража корпоративной газеты до читателя обычно не представляет какой-либо проблемы, экземпляры рассылаются по подразделениям, затем раздаются сотрудникам. Важно, чтобы каждый работник, независимо от его должности и статуса, получил свой экземпляр, поэтому тираж нужно рассчитывать исходя из количества персонала. Широкая аудитория потребует и больших затрат, так для рассылки придется подключать еще и почтовые службы.
Делать самостоятельно или заказать?
Решение о том, создавать ли собственную издательскую команду или обращаться к сторонним разработчикам, зависит от планов и целесообразности. Проще, быстрее и дешевле заказывать издание у специализированных издательств.
Сложнее сделать это своими силами, потребуется обучение персонала, покупка программного обеспечения и приличное количество времени. Но в таком случае издательский процесс будет полностью под контролем компании.
Оптимальным будет вариант, когда от компании выделяется сотрудник, координирующий издательский процесс, а всю основную работу выполняют привлеченные специалисты. Это позволит обеспечить корпоративной газете или журналу должный профессиональный уровень и полное соответствие корпоративному имиджу и политике.
Как издавать корпоративное СМИ – это второстепенный вопрос, главное решиться на такой шаг. Да, издательство – непростое дело, но оно, несомненно, того стоит. Корпоративная газета – это атрибут цивилизованного и успешного бизнеса, инструмент формирования положительного имиджа. Сегодня недостаточно просто производить товар или услуги, нужно быть заметными, иметь свою историю, традиции и большие планы. Собственное издание решает массу подобных проблем, поднимает бизнес на качественно новый уровень, превращая рядовую организацию в социум, полноценный трудовой коллектив, объединенный общим делом и едиными целями. Однажды осознав, что можешь сделать бизнес лучше, уже не можешь остановиться, ибо бездействие – движение назад.
